Le lettrage comptable est une procédure visant à attribuer un code alphanumérique unique à chaque paiement effectué par une entreprise, qu’il s’agisse du règlement d’une facture unique ou de plusieurs factures avec un paiement groupé. Ce code, appelé « lettre de caisse », est inscrit sur le document comptable émis (bon de commande, facture fournisseur, etc.). Il est également indiqué sur le moyen de paiement correspondant (chèque, virement, prélèvement).
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Les avantages du lettrage comptable
Le principal avantage du lettrage comptable est de faciliter le rapprochement bancaire. Grâce au code unique porté par le document comptable et le moyen de paiement, il est possible de savoir instantanément si un paiement a bien été encaissé. Cela évite les rapprochements fastidieux et les erreurs. Le lettrage présente également l’avantage de sécuriser les paiements en permettant de détecter plus facilement les doubles paiements ou les virements erronés. Il apporte une meilleure traçabilité des opérations comptables. De plus amples explications sont disponibles en ligne si vous voulez en savoir plus sur le lettrage comptable.
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La mise en place du lettrage comptable
La mise en place du lettrage comptable se décompose en plusieurs étapes clés :
Définir la codification
La codification de la lettre de caisse doit répondre à certains critères pour être efficace. Elle doit être alphanumérique pour contenir un maximum d’informations tout en restant lisible. Les éléments clés à encoder sont :
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- L’identifiant de l’entreprise (3 lettres)
- L’année de la transaction (4 chiffres)
- Un numéro de séquence incrémenté à chaque paiement (3 chiffres minimum)
Par exemple, ABC-2022-001 pour la première lettre de caisse de l’année 2022 pour l’entreprise ABC.
Choisir les supports
Il faut déterminer sur quels documents physiques et numériques le code sera reporté : factures fournisseurs, bons de commande, chèques et relevés bancaires. Pour les versions dématérialisées, penser au paramétrage des logiciels comptables et ERP.
Sensibiliser les équipes
Expliquer l’intérêt du lettrage aux services concernés (comptabilité, achat, trésorerie…) et leur présenter la procédure à suivre. Cette étape cruciale assure l’appropriation et le respect de la méthode sur le long terme.
Définir les contrôles
Prévoir des contrôles réguliers pour s’assurer de la bonne application du lettrage. Par exemple, vérifier quotidiennement ou hebdomadairement la concordance des codes sur les documents avec le relevé bancaire.
Faire évoluer la méthode
Le lettrage doit s’adapter aux besoins de l’entreprise. Il est possible d’ajouter des informations complémentaires dans la codification (service concerné, type de dépense…) ou de numériser davantage les processus.
Intérêt du lettrage pour les différents services
Le lettrage comptable présente des avantages indéniables pour l’ensemble des services concernés par la gestion financière de l’entreprise. Sa mise en œuvre représente un bon investissement au regard du gain de productivité généré.
Pour la comptabilité
Le lettrage facilite grandement le rapprochement bancaire, véritable « doléance » des comptables. Gagner du temps sur cette tâche fastidieuse permet de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Pour les achats
La traçabilité accrue des paiements grâce au lettrage sécurise le processus d’approvisionnement. Les équipes achats disposent d’une vision claire du statut des commandes et des règlements associés.
Pour la trésorerie
Les trésoriers bénéficient d’une visibilité complète et instantanée sur les sorties de fonds de l’entreprise. Ils peuvent détecter plus facilement d’éventuels incidents de paiement.
Pour la direction
Le lettrage constitue un gage de rigueur comptable apprécié des commissaires aux comptes et donne une image sérieuse de la gestion financière de l’entreprise auprès des partenaires.